Dlaczego SharePoint nie wystarcza do profesjonalnego obiegu dokumentów

Dlaczego SharePoint nie wystarcza do profesjonalnego obiegu dokumentów?

Znasz SharePoint. Prawdopodobnie Twoja firma już z niego korzysta do przechowywania plików, współpracy nad projektami czy nawet prostego współdzielenia dokumentów. I to świetnie! Jednak coraz częściej pojawia się pytanie, dlaczego SharePoint nie wystarcza do profesjonalnego obiegu dokumentów w rosnących organizacjach.

Microsoft SharePoint to potężne narzędzie, fundament ekosystemu Microsoft 365, które zrewolucjonizowało sposób, w jaki firmy dzielą się informacjami i współpracują. Oferuje przestrzeń do przechowywania danych, tworzenia stron intranetowych, zarządzania projektami, a jego integracja z innymi aplikacjami Microsoftu jest ogromnym atutem. W przypadku małych i średnich zespołów, gdzie potrzeby związane z obiegiem dokumentów są proste, SharePoint często okazuje się wystarczający.

Pozwala on na współdzielenie plików, śledzenie wersji i podstawową współpracę. Jednak wraz ze wzrostem organizacji, zwiększeniem liczby dokumentów i procesów, a także podniesieniem wymagań dotyczących bezpieczeństwa, zgodności i automatyzacji, ta wszechstronna platforma zaczyna pokazywać swoje granice. Wtedy pojawia się kluczowe pytanie: gdzie dokładnie leży problem?

Prawda jest taka, że SharePoint został zaprojektowany jako platforma do współpracy i zarządzania treścią, a nie jako kompleksowy system do zarządzania dokumentacją (DMS) czy zarządzania treścią korporacyjną (ECM) z zaawansowanymi funkcjami obiegu dokumentów. W kolejnych sekcjach przyjrzymy się obszarom, w których jego możliwości mogą być niewystarczające dla profesjonalnych potrzeb firmy.

Ograniczenia SharePoint w automatyzacji workflow

SharePoint oferuje pewne możliwości automatyzacji, zwłaszcza w połączeniu z Power Automate (dawniej Microsoft Flow). Możesz tworzyć proste przepływy pracy, takie jak zatwierdzanie dokumentów czy wysyłanie powiadomień o zmianach. Dla podstawowych procesów jest to często wystarczające i stosunkowo łatwe do wdrożenia.

Problem pojawia się, gdy procesy biznesowe stają się bardziej złożone, dynamiczne i wymagają wielu etapów, warunków, integracji z innymi systemami czy obsługi wyjątków. W takich sytuacjach proste przepływy pracy przestają być wystarczające, a utrzymanie ich staje się trudne i czasochłonne.

Wyobraź sobie obieg faktury – dokument musi przejść przez dział księgowości, potem do akceptacji menedżera projektu, następnie do działu prawnego, a na końcu do archiwum. W zależności od wartości faktury, typu projektu czy dostawcy, ścieżka może się zmieniać. Każdy z tych warunków wpływa na strukturę workflow.

Stworzenie takiego złożonego przepływu w Power Automate, aby był skalowalny, łatwy w utrzymaniu i odporny na błędy, wymaga zaawansowanej wiedzy programistycznej. Dedykowane systemy ECM/DMS są projektowane właśnie z myślą o takim graficznym modelowaniu procesów, często bez potrzeby pisania kodu. Oferują gotowe szablony i bardziej intuicyjne narzędzia do zarządzania workflow.

W efekcie, w profesjonalnym obiegu dokumentów to właśnie wyspecjalizowane systemy, a nie SharePoint, lepiej radzą sobie z kompleksowymi, wieloetapowymi procesami, które rosną wraz z rozwojem organizacji. SharePoint sprawdza się jako baza treści, ale niekoniecznie jako centralny silnik złożonej automatyzacji.

Zarządzanie metadanymi i wyszukiwaniem w dużej skali

W SharePoint możesz dodawać kolumny z metadanymi do bibliotek dokumentów. Dla mniejszej liczby plików i prostych wymagań jest to rozwiązanie wygodne. Pozwala to na podstawowe kategoryzowanie dokumentów i filtrowanie ich w ramach jednej biblioteki czy projektu.

Jednak w miarę wzrostu bazy danych, utrzymanie spójności metadanych, zarządzanie taksonomiami i efektywne wyszukiwanie stają się poważnym wyzwaniem. Różne zespoły mogą inaczej nazywać te same pola, a brak centralnych reguł powoduje chaos informacyjny. Wówczas potencjał wyszukiwania SharePointa jest trudniejszy do pełnego wykorzystania.

Profesjonalne systemy DMS/ECM oferują znacznie bardziej rozbudowane mechanizmy zarządzania metadanymi. Pozwalają na definiowanie złożonych typów dokumentów z precyzyjnie określonymi polami. Umożliwiają także automatyczne wyodrębnianie informacji z treści dokumentów (OCR) oraz tworzenie dynamicznych indeksów dla różnych klas dokumentów.

Dzięki temu przeszukiwanie nawet milionów dokumentów w celu znalezienia konkretnej umowy z danym kontrahentem, zatwierdzonej w określonym okresie i zawierającej konkretną klauzulę, staje się kwestią kilku kliknięć. W środowisku SharePoint często kończy się to na ręcznym przeglądaniu folderów lub zbyt ogólnym wyszukiwaniu, które zwraca setki nieistotnych wyników.

W praktyce, gdy rośnie skala i złożoność dokumentacji, zaawansowane zarządzanie metadanymi i wyszukiwaniem staje się jednym z kluczowych argumentów za wyborem dedykowanego systemu DMS/ECM zamiast polegania wyłącznie na SharePoint.

Skalowalność i wydajność przy milionach dokumentów

Dla organizacji generujących dziesiątki, setki tysięcy, a nawet miliony dokumentów rocznie, SharePoint może szybko stać się wąskim gardłem. Wydajność wyszukiwania, otwierania plików i ogólna responsywność systemu mogą spadać wraz ze wzrostem liczby użytkowników i danych. Jest to szczególnie widoczne w środowiskach o intensywnym dostępie.

Choć Microsoft stale pracuje nad optymalizacją, architektura SharePoint nie jest z natury zoptymalizowana do przetwarzania danych w tak dużej skali jak dedykowane systemy ECM. Te specjalistyczne rozwiązania często bazują na zaawansowanych bazach danych i architekturach rozproszonych, projektowanych z myślą o dużych wolumenach treści.

Wyobraź sobie dużą instytucję, np. bank, który nieustannie generuje nowe umowy kredytowe czy wnioski. Jeżeli wszyscy pracownicy próbują jednocześnie przeszukiwać archiwum, system musi zapewnić szybki dostęp oraz stabilność działania. W takich scenariuszach SharePoint, bez znaczących inwestycji w infrastrukturę, może nie sprostać oczekiwaniom.

Taka dodatkowa optymalizacja i rozbudowa infrastruktury pod SharePoint podnosi jego rzeczywisty koszt posiadania. Z kolei specjalistyczne systemy DMS/ECM są od początku projektowane tak, aby bezproblemowo obsługiwać obieg dokumentów w skali korporacyjnej, bez nieproporcjonalnych nakładów na utrzymanie.

W rezultacie, gdy liczba dokumentów i użytkowników lawinowo rośnie, wybór platformy stworzonej z myślą o dużej skali często okazuje się bardziej opłacalny niż próby rozbudowy istniejącego środowiska SharePoint ponad jego naturalne granice.

Zgodność, bezpieczeństwo i audyt – gdzie SharePoint ma ograniczenia

W świecie regulacji, takich jak RODO i inne wymogi prawne, zarządzanie bezpieczeństwem oraz zgodnością jest priorytetem. SharePoint oferuje podstawowe mechanizmy kontroli dostępu, zarządzania wersjami oraz polityk retencji. Dla prostych zastosowań biurowych te funkcje mogą być wystarczające.

Jednak firmy działające w regulowanych branżach – finansach, medycynie, farmacji – potrzebują znacznie bardziej rygorystycznych mechanizmów. Wymagane są dokładne audyty, niezaprzeczalne ślady zmian i precyzyjne polityki przechowywania danych, zgodne z konkretnymi normami czy standardami branżowymi.

Dedykowane systemy ECM/DMS są projektowane z myślą o spełnianiu rygorystycznych norm bezpieczeństwa i zgodności. Oferują zaawansowane funkcje audytu, które śledzą każdą interakcję z dokumentem: kto, kiedy i co zrobił, włącznie z widokami, edycjami, eksportem czy drukowaniem. Tak szczegółowa ewidencja działań ułatwia przeprowadzanie kontroli.

Systemy te posiadają również rozbudowane narzędzia do zarządzania retencją i usuwaniem danych. Pozwalają definiować złożone harmonogramy przechowywania dokumentów, automatyczne niszczenie po określonym czasie oraz blokady na usunięcie w okresie wymaganym prawem. To coś więcej niż podstawowe polityki dostępne w SharePoint.

Można to porównać do różnicy między „luźnym” tekturowym pudłem z fakturami stojącym w kącie biura a zabezpieczonym, klimatyzowanym archiwum z pełną kontrolą dostępu i monitoringiem. SharePoint pełni rolę wygodnego miejsca na pliki, natomiast w pełni profesjonalny obieg dokumentów wymaga poziomu audytu i bezpieczeństwa, który częściej oferują specjalistyczne systemy ECM/DMS.

Doświadczenie użytkownika i krzywa uczenia się

Dla podstawowych zadań SharePoint jest stosunkowo intuicyjny. Pracownicy mogą łatwo tworzyć foldery, przesyłać pliki i współdzielić dokumenty w ramach zespołów. To sprawia, że na początku adaptacja platformy przebiega zazwyczaj bez większych problemów.

Kiedy jednak zaczynasz konfigurację złożonych bibliotek, widoków, kolumn z metadanymi i automatyzacji, system staje się mniej przyjazny dla przeciętnego użytkownika. Konfiguracja i utrzymanie zaawansowanych rozwiązań w SharePoint często wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej, a czasem także programistycznej.

W praktyce oznacza to, że pracownicy biznesowi, którzy są ekspertami w swojej dziedzinie, ale nie w IT, mogą mieć trudności z efektywnym korzystaniem z bardziej zaawansowanych funkcji. Każda większa zmiana w strukturze bibliotek czy workflow może wymagać zaangażowania działu IT lub zewnętrznych konsultantów.

Dedykowane systemy DMS/ECM są zazwyczaj projektowane z myślą o użytkownikach biznesowych. Oferują bardziej intuicyjne interfejsy i uproszczone narzędzia do zarządzania dokumentami oraz procesami, często w formie graficznych kreatorów. Dzięki temu skraca się krzywa uczenia się, a adopcja systemu przez użytkowników rośnie.

W efekcie firmy, które chcą, aby ich obieg dokumentów był realnie zarządzany przez biznes, a nie tylko przez IT, często skłaniają się ku wyspecjalizowanym rozwiązaniom DMS/ECM. SharePoint nadal może pełnić ważną rolę, ale nie zawsze sprawdza się jako główne narzędzie do kompleksowego modelowania procesów.

Integracja poza ekosystemem Microsoftu

SharePoint doskonale integruje się z Office 365, Teams, Outlookiem czy OneDrive. To jego ogromna mocna strona i powód, dla którego wiele firm zaczyna właśnie od tej platformy. W naturalny sposób wspiera ona codzienną pracę biurową i komunikację w zespołach.

Jednak w wielu organizacjach ekosystem IT jest znacznie szerszy. Obejmuje systemy ERP (np. SAP, Comarch), CRM (np. Salesforce), systemy księgowe czy specjalistyczne aplikacje branżowe, które niekoniecznie pochodzą z rodziny Microsoftu. W takich środowiskach obieg dokumentów musi płynnie łączyć dane z różnych źródeł.

Integracja SharePointa z tymi systemami jest jak najbardziej możliwa, ale często wymaga niestandardowego programowania, użycia API i zewnętrznych konektorów. To generuje dodatkowe koszty, zwiększa złożoność projektu i uzależnia firmę od kompetencji deweloperów lub zewnętrznych dostawców.

Dedykowane systemy DMS/ECM często posiadają predefiniowane konektory i bardziej elastyczne architektury integracyjne. Ułatwiają one płynną wymianę danych z różnorodnymi aplikacjami biznesowymi. Dzięki temu nie musisz ręcznie wprowadzać danych z faktury do systemu księgowego, jeśli dokument znajduje się już w DMS – proces jest automatyzowany.

W praktyce oznacza to, że w złożonym środowisku systemów biznesowych profesjonalny obieg dokumentów, oparty o wyspecjalizowany DMS/ECM, może ograniczyć liczbę ręcznych czynności i błędów. SharePoint pozostaje wtedy ważnym elementem ekosystemu, ale nie jedynym centrum zarządzania treścią i integracjami.

Kiedy SharePoint jest wystarczający?

Nie chodzi o to, by być niesprawiedliwym wobec SharePoint. To narzędzie ma swoje miejsce i sprawdza się bardzo dobrze w konkretnych scenariuszach. Dla wielu organizacji będzie ono w zupełności wystarczające przez dłuższy czas i nie ma potrzeby od razu inwestować w rozbudowane systemy DMS/ECM.

SharePoint jest dobrym wyborem, gdy:

• Potrzebujesz prostego miejsca do przechowywania i współdzielenia plików.
• Twoje zespoły wymagają podstawowej współpracy nad dokumentami.
• Nie masz bardzo złożonych procesów obiegu dokumentów.
• Chcesz wykorzystać integrację z ekosystemem Microsoft 365 dla małych i średnich projektów.
• Dysponujesz ograniczonym budżetem i możesz akceptować ręczne zarządzanie częścią procesów.

Jeśli więc Twoje potrzeby koncentrują się na współpracy, prostym dzieleniu dokumentów i podstawowym wersjonowaniu, SharePoint może być bardzo efektywnym i ekonomicznym rozwiązaniem. Zwłaszcza gdy firma dopiero rozwija swoje podejście do zarządzania dokumentacją.

Jeżeli jednak stajesz przed wyzwaniem usprawnienia procesów biznesowych w dużej skali, szukasz rozwiązań zgodnych z rygorystycznymi normami, chcesz zautomatyzować złożone przepływy pracy lub po prostu odczuwasz, że „papierologia” hamuje rozwój firmy – wtedy warto rozejrzeć się za czymś więcej niż sam SharePoint. To moment, w którym profesjonalny obieg dokumentów zaczyna wymagać wyspecjalizowanych narzędzi.

Co dalej, gdy SharePoint to za mało?

Decyzja o wyborze odpowiedniego systemu zarządzania dokumentacją to inwestycja, która wymaga dokładnej analizy potrzeb firmy. Jeżeli dochodzisz do wniosku, że SharePoint nie sprosta wyzwaniom, które przed Tobą stoją, czas rozważyć dedykowane systemy ECM (Enterprise Content Management) lub DMS (Document Management System).

Te rozwiązania są projektowane od podstaw z myślą o profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją – od momentu jej powstania, przez złożony obieg, aż po archiwizację i zgodne z prawem usuwanie. Oferują to, czego brakuje SharePointowi: zaawansowaną automatyzację workflow, bogate zarządzanie metadanymi, wysoką skalowalność, zaawansowane bezpieczeństwo i elastyczne możliwości integracji.

Kluczem jest jednak nie tylko samo narzędzie, ale jego dopasowanie do specyfiki Twojej organizacji. Warto zastanowić się, gdzie obecnie tracisz najwięcej czasu i pieniędzy na zarządzaniu dokumentacją – czy w ręcznym wprowadzaniu danych, długim procesie zatwierdzania, czy w trudnościach ze znalezieniem potrzebnych informacji.

Odpowiedzi na te pytania pomogą określić, jakiego rodzaju wsparcia naprawdę potrzebujesz i czy SharePoint, mimo swoich niewątpliwych zalet, jest w stanie je zapewnić w profesjonalnej skali. Ostatecznym celem jest, aby Twoje dokumenty nie były jedynie „przechowywane”, lecz stały się aktywnym, efektywnym elementem strategii biznesowej, wspierającym wzrost i innowacje, a nie tylko koniecznym ciężarem.