Przechowywanie Dokumentów Elektronicznych: Przewodnik dla Firm

Wprowadzenie do elektronicznego przechowywania dokumentów

Pytanie „Jak długo można przechowywać dokumenty tylko w formie elektronicznej?” coraz częściej pojawia się wśród przedsiębiorców i specjalistów w Polsce. Cyfrowa transformacja sprawia, że tradycyjny papier wypierany jest przez pliki i systemy informatyczne. Elektroniczne archiwa dają ogromne korzyści: oszczędność miejsca, szybszy dostęp do informacji oraz wyższy poziom bezpieczeństwa.

Polskie prawo, podążając za trendami unijnymi, w wielu obszarach zrównuje dokument elektroniczny z papierowym. Dzięki temu w wielu przypadkach możesz zrezygnować z segregatorów, o ile zadbasz o spełnienie określonych wymogów prawnych i technicznych. To jednak dopiero początek drogi do pełnej cyfryzacji dokumentacji w firmie.

Długość przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej nie jest uniwersalna. Zależy od rodzaju dokumentu, jego przeznaczenia oraz przepisów regulujących dany obszar. Inne zasady obowiązują dla dokumentów księgowych, inne dla kadr, a jeszcze inne dla dokumentacji branżowej, np. medycznej czy budowlanej.

Konieczne jest zrozumienie, gdzie leży granica prawna i praktyczna wygody związanej z cyfryzacją. Nie każdy dokument możesz trzymać tyle samo czasu, a elektroniczna postać nie zwalnia z obowiązku przestrzegania terminów przedawnienia roszczeń, okresów podatkowych czy regulacji RODO. Właściwe określenie czasu retencji to klucz do bezpieczeństwa prawnego i operacyjnego.

W tym przewodniku znajdziesz usystematyzowane informacje o tym, jak długo przechowywać dokumenty w formie elektronicznej w zależności od ich rodzaju. Dowiesz się też, jakie warunki muszą spełniać e-dokumenty, by były pełnoprawnym odpowiednikiem papieru i na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu cyfrowych archiwów w firmie.

Dokumenty księgowe i podatkowe – podstawowe okresy przechowywania

W obszarze finansów i rachunkowości czas przechowywania dokumentów jest ściśle uregulowany. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że księgi rachunkowe, dowody księgowe oraz inne dokumenty związane z prowadzeniem rachunkowości należy przechowywać przez 5 lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą.

W praktyce oznacza to, że jeśli rok obrotowy Twojej firmy kończy się 31 grudnia 2023 r., to dokumenty z tego okresu musisz przechowywać co najmniej do 1 stycznia 2029 r. Dotyczy to m.in.:
- faktur sprzedażowych i zakupowych,
- wyciągów bankowych,
- dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w księgach,
- innej dokumentacji związanej z rachunkowością.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych powiązane są również z przedawnieniem zobowiązań podatkowych. W przypadku rozliczeń VAT czy CIT, przedawnienie następuje po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To dodatkowo wzmacnia obowiązek trzymania e-dokumentów w niezmienionej formie przez ten okres.

Forma elektroniczna dokumentów księgowych jest w pełni dopuszczalna, o ile zapewniona jest:
- autentyczność pochodzenia – pewność, kto wystawił dokument,
- integralność treści – brak zmian od chwili wystawienia,
- czytelność przez cały okres przechowywania.

E-faktura lub inny dowód księgowy musi być równie wiarygodny jak jego papierowy odpowiednik. Niezbędne jest więc stosowanie odpowiednich narzędzi, takich jak podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczna, znaczniki czasu czy systemy DMS z historią zmian.

Dokumenty kadrowe i płacowe – najdłuższe okresy retencji

Dokumentacja pracownicza należy do najbardziej wrażliwych rodzajów dokumentów. Obejmuje ona akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Zawiera szeroki zakres danych osobowych, co przekłada się na rygorystyczne wymogi dotyczące przechowywania.

Obecnie podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Zasada ta dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W odniesieniu do osób zatrudnionych w latach 1999–2018 obowiązuje standardowy okres 50 lat od dnia zakończenia pracy. Może on jednak zostać skrócony do 10 lat, jeżeli pracodawca złoży do ZUS odpowiedni raport informacyjny.

W praktyce oznacza to, że w jednym zakładzie pracy mogą obowiązywać różne okresy przechowywania dokumentacji, zależnie od daty zatrudnienia. Wymaga to precyzyjnego zarządzania archiwum, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, aby nie dopuścić do przedwczesnego usunięcia akt.

Całość dokumentacji pracowniczej możesz prowadzić i przechowywać wyłącznie elektronicznie, w postaci tzw. elektronicznych akt osobowych. Jest to duże ułatwienie, ograniczające konieczność utrzymywania fizycznych teczek i magazynów archiwalnych. Warunkiem jest jednak zachowanie autentyczności, integralności oraz czytelności całej dokumentacji przez wymagany okres.

System używany do zarządzania dokumentacją pracowniczą musi zapewniać wysokie standardy bezpieczeństwa oraz zgodność z RODO. Kluczowe są tu m.in.: kontrola dostępu, rejestrowanie operacji na dokumentach, szyfrowanie oraz tworzenie kopii zapasowych. W przypadku kadr i płac nie ma miejsca na kompromisy, ponieważ naruszenia mogą prowadzić do istotnych sankcji.

Umowy cywilnoprawne i handlowe – przechowywanie a przedawnienie roszczeń

Umowy cywilnoprawne, takie jak umowy zlecenia, umowy o dzieło czy też umowy handlowe z kontrahentami, podlegają innym zasadom niż dokumenty księgowe i kadrowe. Czas przechowywania związanych z nimi dokumentów jest powiązany głównie z terminami przedawnienia roszczeń wynikających z tych umów.

W przypadku większości roszczeń z umów gospodarczych okres przedawnienia wynosi 3 lata. Dla niektórych umów może on być jednak dłuższy, np. 6 lat, a nawet więcej, jeśli dotyczą one specyficznych świadczeń czy długoterminowych zobowiązań. Przykłady to m.in. umowy o świadczenie usług lub przewozu w sytuacjach, gdy strony nie są przedsiębiorcami.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego dobrą praktyką jest przechowywanie umów cywilnoprawnych i handlowych co najmniej 6 lat od dnia ich wygaśnięcia lub rozwiązania. Pozwala to objąć większość możliwych terminów przedawnienia roszczeń i zabezpieczyć się na wypadek sporów czy kontroli.

Forma elektroniczna umów jest wystarczająca, o ile zadbasz o ich prawidłowe zabezpieczenie. Szczególnie istotne jest stosowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych lub kwalifikowanych pieczęci elektronicznych, które wzmacniają wartość dowodową dokumentu. Dzięki nim e-umowa jest traktowana na równi z umową podpisaną odręcznie na papierze.

Oarchiwizowane umowy muszą być łatwo dostępne, możliwe do szybkiego wyszukania oraz odczytu. W tym celu warto wykorzystywać systemy DMS, które pozwalają na nadawanie metadanych, kategoryzowanie umów oraz śledzenie historii zmian. Minimalizuje to ryzyko zgubienia kluczowych dokumentów i przyspiesza pracę działów prawnych oraz sprzedaży.

Dokumentacja techniczna i branżowa – szczególne regulacje

Niektóre branże podlegają specjalnym przepisom w zakresie przechowywania dokumentów. Dotyczy to w szczególności sektorów takich jak medycyna, farmacja, budownictwo czy finanse. W tych obszarach okresy retencji są często dłuższe niż w przypadku standardowych dokumentów księgowych lub umów.

W ochronie zdrowia dokumentacja medyczna pacjenta musi być przechowywana 20 lat. W wyjątkowych przypadkach, gdy pacjent zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, okres ten wydłuża się do 30 lat. Wynika to z konieczności zachowania możliwości weryfikacji procesu leczenia i ewentualnych dochodzeń.

W budownictwie istotna jest dokumentacja projektowa i powykonawcza, a także dokumenty związane z bezpieczeństwem konstrukcji czy oddziaływaniem na środowisko. Tu okres przechowywania może sięgać nawet kilkudziesięciu lat lub być określony jako bezterminowy. Często wynika to z długiego cyklu życia obiektu budowlanego oraz potencjalnych roszczeń związanych z wadami.

W sektorze finansowym i farmaceutycznym również występują rozbudowane wymogi archiwizacyjne, określające zarówno czas, jak i sposób przechowywania dokumentacji. Obejmują one np. dokumenty związane z transakcjami, badaniami klinicznymi, rejestracją produktów czy audytami.

Przed wdrożeniem pełnej cyfryzacji dokumentacji branżowej konieczne jest zawsze sprawdzenie przepisów specyficznych dla danego sektora. Elektroniczna forma przechowywania jest zazwyczaj dopuszczalna, ale może wymagać szczególnych zabezpieczeń technicznych lub organizacyjnych. Niedostosowanie się do tych wymogów grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi.

RODO i zasada ograniczenia przechowywania danych

RODO wprowadza kluczową zasadę ograniczenia przechowywania danych osobowych. Zgodnie z nią, dane mogą być przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których zostały zebrane. Ma to bezpośredni wpływ na to, jak długo możesz przechowywać dokumenty elektroniczne zawierające dane osób fizycznych.

Po upływie ustawowo wymaganego okresu przechowywania – np. dokumentów księgowych czy kadrowych – konieczne jest usunięcie lub anonimizacja danych osobowych. Przechowywanie ich „na wszelki wypadek” jest niezgodne z RODO, nawet jeżeli dokumenty znajdują się w bezpiecznym elektronicznym archiwum. Polityka retencji musi uwzględniać zarówno wymogi branżowe, jak i ogólne regulacje ochrony danych.

W przypadku dokumentacji elektronicznej proces usuwania czy anonimizacji bywa prostszy niż w archiwach papierowych. Możesz stosunkowo łatwo zautomatyzować procedury kasowania lub pseudonimizacji danych po upływie określonego czasu. Wymaga to jednak świadomego zaprojektowania systemów oraz zdefiniowania jasnych reguł w politykach wewnętrznych.

Ważne jest również, aby dokumenty elektroniczne były przechowywane w sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych. Obejmuje to zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, szyfrowanie, kontrolę uprawnień oraz stałe monitorowanie dostępu do informacji. RODO nie zabrania przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, ale nakłada konkretne obowiązki związane z ochroną przetwarzanych danych.

Zgodność z zasadą ograniczenia przechowywania oznacza więc konieczność równoważenia różnych wymogów: prawa podatkowego, prawa pracy, przepisów branżowych oraz ochrony danych osobowych. Dopiero ich wspólne uwzględnienie pozwala poprawnie odpowiedzieć na pytanie, jak długo możesz trzymać określone dokumenty tylko w formie elektronicznej.

Warunki skutecznego przechowywania dokumentów w formie elektronicznej

Sama decyzja o przechowywaniu dokumentów wyłącznie elektronicznie nie wystarczy, aby zapewnić ich pełną ważność prawną. Konieczne jest spełnienie kilku kluczowych warunków, które nadają e-dokumentom wiarygodność i wartość dowodową.

Po pierwsze, musisz zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność treści dokumentu. Powinno być możliwe jednoznaczne ustalenie, kto dokument wystawił, oraz udowodnienie, że nie został on zmieniony od momentu utworzenia. W tym celu wykorzystuje się m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, kwalifikowane znaczniki czasu oraz systemy DMS z rozbudowaną historią zmian.

Po drugie, dokumenty muszą być czytelne i dostępne przez cały wymagany okres przechowywania. Oznacza to konieczność dbania o aktualność formatów plików i ewentualną migrację danych do nowszych standardów, gdy starsze stają się przestarzałe. Niezbędne jest także zapewnienie wygodnych mechanizmów wyszukiwania, aby w razie kontroli lub sporu szybko dotrzeć do potrzebnych informacji.

Po trzecie, cyfrowe archiwum musi być odpowiednio zabezpieczone. Należy wdrożyć szyfrowanie, kopie zapasowe, kontrolę dostępu, regularne testy przywracania danych oraz audyty bezpieczeństwa. Ochrona przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem jest warunkiem koniecznym, by dokumenty elektroniczne były traktowane na równi z papierowymi.

Wreszcie, kluczową rolę odgrywa System Zarządzania Dokumentami (DMS). To nie tylko repozytorium plików, ale całe środowisko odpowiadające za wersjonowanie, ścieżki audytu, polityki retencji, kategoryzację i nadawanie uprawnień. Odpowiednio dobrany DMS wspiera spełnienie wymogów prawnych, usprawnia pracę zespołów i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.

Praktyczne wnioski i rekomendacje dla firm

Przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej to ważny element strategii cyfryzacji firmy. Aby przejść z tradycyjnych archiwów papierowych na e-dokumenty, warto działać według kilku praktycznych zasad. Pozwoli to połączyć wygodę z bezpieczeństwem prawnym oraz zgodnością z regulacjami.

Po pierwsze, opracuj kompleksową politykę retencji dokumentów. Powinna ona jasno określać, jakie rodzaje dokumentów są tworzone w firmie, w jakiej formie są przechowywane oraz jak długo należy je trzymać. Polityka powinna uwzględniać różnice między dokumentami księgowymi, kadrowymi, umowami i dokumentacją branżową.

Po drugie, zainwestuj w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentacją, najlepiej klasy DMS. System powinien zapewniać spełnienie wymogów dotyczących autentyczności, integralności, czytelności i bezpieczeństwa e-dokumentów. Warto wybierać rozwiązania sprawdzone, dostosowane do polskich przepisów i wspierające stosowanie kwalifikowanych podpisów czy pieczęci elektronicznych.

Po trzecie, zadbaj o szkolenia pracowników, którzy będą korzystać z nowych rozwiązań. Nawet najlepszy system nie przyniesie efektów, jeśli użytkownicy nie będą rozumieli zasad jego działania, okresów przechowywania dokumentów czy wymogów RODO. Jasne procedury i regularne przypomnienia minimalizują ryzyko błędów.

Po czwarte, monitoruj na bieżąco zmiany w prawie dotyczące dokumentacji elektronicznej, ochrony danych osobowych oraz przepisów branżowych. Regulacje mogą się zmieniać, dlatego konieczne jest okresowe aktualizowanie polityk i procedur archiwizacji.

Dobrze zaplanowana i wdrożona strategia cyfrowego przechowywania dokumentów sprawia, że odpowiedź na pytanie „Jak długo można przechowywać dokumenty tylko w formie elektronicznej?” staje się jasna dla całej organizacji. To z kolei buduje fundament nowoczesnego i efektywnego biznesu, opartego na świadomym zarządzaniu informacją zamiast na stosach papieru.