Kiedy outsourcować digitalizację i kiedy to się opłaca

Kiedy outsourcować digitalizację zamiast robić to we własnym zakresie?

Kiedy outsourcować digitalizację zamiast robić to we własnym zakresie? To pytanie, które zadaje sobie dziś wielu menedżerów i specjalistów odpowiedzialnych za dokumentację. Cyfryzacja to już nie przyszłość, a teraźniejszość – konieczność w każdej nowoczesnej organizacji, która chce efektywnie zarządzać dokumentami i procesami. Wybór modelu realizacji tego procesu ma realny wpływ na koszty, bezpieczeństwo danych i efektywność operacyjną.

Nie każda firma jest jednak gotowa, by samodzielnie udźwignąć ciężar takiego przedsięwzięcia. Dylemat między samodzielną digitalizacją dokumentów a zleceniem tego zadania zewnętrznemu dostawcy to decyzja strategiczna. Błędne założenia na starcie mogą oznaczać marnowanie zasobów lub ryzykowne kompromisy w zakresie jakości i bezpieczeństwa.

Zanim więc zaczniesz przeglądać oferty skanerów przemysłowych i planować szkolenia dla zespołu, warto zatrzymać się na chwilę. Czy naprawdę masz czas, zasoby i kompetencje, by przekształcić góry papierowych akt w uporządkowane, łatwo dostępne dane? I to w taki sposób, żeby nie obciążyć kluczowych działów firmy oraz nie narazić się na niepotrzebne ryzyko?

Digitalizacja dokumentów wydaje się na pierwszy rzut oka zadaniem prostym. W potocznym rozumieniu: wystarczy kupić skaner, zainstalować oprogramowanie i zacząć skanować. Rzeczywistość jest jednak bardziej złożona i szybko okazuje się, że to projekt, który dotyka wielu obszarów – od IT, przez administrację, po bezpieczeństwo i compliance.

W praktyce digitalizacja to nie jednorazowe „wrzucenie” dokumentów do skanera, ale ciągły proces, który wymaga stałego zaangażowania zasobów ludzkich i finansowych. Każdy błąd na etapie planowania i realizacji może później wielokrotnie zwiększyć koszty odszukania informacji, korekt lub ponownego przetworzenia danych.

Digitalizacja we własnym zakresie – wsparcie czy obciążenie?

Tworzenie wewnętrznego centrum digitalizacyjnego to decyzja, która często bywa niedoszacowana pod względem nakładów. Na liście kosztów pojawia się nie tylko podstawowy sprzęt, ale przede wszystkim infrastruktura o charakterze przemysłowym. Chodzi o szybkie i precyzyjne skanery zdolne obsłużyć różne formaty – od wizytówek, przez dokumenty A4, po wielkoformatowe rysunki techniczne i mapy.

Do tego dochodzi oprogramowanie do rozpoznawania tekstu (OCR) oraz narzędzia umożliwiające integrację z istniejącymi systemami, takimi jak ERP czy DMS. Sam zakup licencji to tylko początek – potem konieczne są aktualizacje, konfiguracje i testy. Każdy z tych elementów wymaga zarówno budżetu, jak i wewnętrznych kompetencji technicznych.

Nie bez znaczenia jest również aspekt organizacyjny. Zespoły odpowiedzialne za administrację lub obsługę bieżących procesów zyskują nowe obowiązki związane z digitalizacją. To oznacza konieczność przeprowadzenia szkoleń, zmiany zakresów obowiązków i wprowadzenia nowych procedur. Jednocześnie ci sami pracownicy wciąż odpowiadają za codzienne zadania operacyjne, co generuje ryzyko przeciążenia.

Istotny jest także problem przestrzeni. Trzeba zorganizować miejsce do przechowywania dokumentów przed, w trakcie i po digitalizacji, zapewniając jednocześnie porządek, kontrolę dostępu i możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnych akt. Po zakończeniu procesu dochodzi kwestia bezpiecznego zniszczenia papierowych oryginałów, zgodnie z wymogami prawnymi oraz wewnętrznymi politykami bezpieczeństwa.

Wszystko to sprawia, że digitalizacja we własnym zakresie często przestaje być prostym projektem technicznym, a staje się złożonym programem transformacji. Zamiast odciążać firmę, może – przy braku doświadczenia – zacząć ją obciążać, angażując zasoby potrzebne do realizacji kluczowych celów biznesowych.

7 sygnałów, że czas na outsourcing digitalizacji

Decyzja o outsourcingu usług digitalizacji nie jest kwestią wygody, lecz świadomej strategii. Istnieje kilka wyraźnych sygnałów, które wskazują, że skorzystanie z pomocy wyspecjalizowanego partnera może być najlepszym rozwiązaniem dla organizacji. Warto przeanalizować je pod kątem własnej sytuacji biznesowej.

1. Ogromna objętość i zróżnicowanie dokumentacji

Jeśli przez lata zgromadziłeś setki tysięcy lub miliony dokumentów, samodzielna digitalizacja może szybko przerodzić się w logistyczne wyzwanie. Archiwa firmowe często przypominają magazyny pełne segregatorów, pudeł i teczek, które niczym skarbiec w „Indianie Jonesie” czekają na uporządkowanie. Z poziomu codziennego funkcjonowania firmy skala problemu bywa wręcz niewidoczna – dopóki nie trzeba wszystkiego zdigitalizować.

Zewnętrzne firmy digitalizacyjne dysponują rozbudowanym parkiem maszynowym, który pozwala przetwarzać ogromne ilości dokumentów w krótkim czasie. Mają specjalistyczne skanery do różnorodnych formatów, w tym map, książek czy rysunków technicznych, a także doświadczenie w radzeniu sobie z dokumentacją zniszczoną, niestandardową lub trudną do odczytania.

W przypadku dużych archiwów próba oparcia się wyłącznie na własnych siłach oznacza zwykle długotrwały projekt, angażujący znaczną liczbę pracowników. Trzeba brać pod uwagę rotację personelu, przestoje, błędy wynikające ze zmęczenia czy braku praktyki. W takich sytuacjach profesjonalny outsourcing może być rozwiązaniem szybszym i bardziej przewidywalnym kosztowo.

2. Nagłe i pilne zapotrzebowanie na digitalizację

Zdarza się, że potrzeba digitalizacji pojawia się nagle – w związku z restrukturyzacją, audytem, kontrolą, zmianą przepisów lub wdrożeniem nowego systemu IT. Czas jest wtedy kluczowy, a opóźnienia mogą utrudniać realizację projektu lub wiązać się z ryzykiem formalnym. W takiej sytuacji próba obsługi wszystkiego wyłącznie wewnętrznymi zasobami może prowadzić do paraliżu bieżącej pracy.

Dostawcy usług digitalizacyjnych są w stanie szybko skalować zasoby, zwiększając liczbę skanerów i operatorów, aby zmieścić się w wymaganych terminach. Dla firmy, która analogiczny potencjał próbowałaby zbudować samodzielnie, oznaczałoby to konieczność szybkich rekrutacji, intensywnych szkoleń i kosztownych inwestycji w sprzęt, które po zakończeniu projektu mogłyby pozostać niewykorzystane.

Outsourcing w takich sytuacjach pozwala zrealizować zadanie „na wczoraj”, bez konieczności reorganizacji całej struktury organizacyjnej. Pracownicy mogą nadal zajmować się swoimi obowiązkami, a projekt digitalizacyjny jest prowadzony równolegle, w sposób kontrolowany i nadzorowany.

3. Brak specjalistycznej wiedzy i doświadczenia

Digitalizacja dokumentów to nie tylko fizyczne skanowanie kartek papieru. Równie ważne są: indeksowanie, nadawanie metadanych, kategoryzacja, zarządzanie jakością obrazu oraz optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Dodatkowo, dane muszą być zweryfikowane, a następnie zintegrowane z istniejącymi systemami biznesowymi lub repozytoriami dokumentów.

Każdy z tych etapów wymaga specyficznych kompetencji technicznych i organizacyjnych, których często brakuje w firmach, dla których digitalizacja nie jest codzienną działalnością. Osoby, które dotychczas zajmowały się administracją dokumentów papierowych, stoją przed koniecznością opanowania nowych narzędzi oraz zupełnie innego sposobu pracy z informacją.

Współpraca z zewnętrznym partnerem pozwala wykorzystać doświadczenie ekspertów, którzy na co dzień realizują podobne projekty. Znają typowe problemy, potrafią dobrać właściwe parametry skanowania, procesy walidacji oraz modele integracji z systemami klienta. W wielu przypadkach oznacza to wyższą jakość danych końcowych oraz mniejsze ryzyko błędów.

4. Wysokie koszty inwestycji w sprzęt i oprogramowanie

Profesjonalna infrastruktura do digitalizacji to wysokie nakłady kapitałowe. Obejmują one zakup przemysłowych skanerów, licencje na zaawansowane oprogramowanie OCR oraz narzędzia do zarządzania obiegiem dokumentów (DMS). Należy doliczyć koszty serwisowania sprzętu, okresowych przeglądów, wymiany zużywających się elementów oraz utrzymania odpowiedniej wydajności systemów IT.

Do tego dochodzą wydatki na szkolenia pracowników, wdrażanie procedur, testy pilotażowe i dostosowywanie systemów do specyfiki danej organizacji. Sprzęt, który w momencie zakupu jest „top of the line”, po kilku latach może okazać się przestarzały lub niekompatybilny z nowymi rozwiązaniami programistycznymi.

Zlecając digitalizację podmiotowi zewnętrznemu, firma unika ponoszenia tych inwestycji na własny rachunek. Zamiast tego płaci za konkretną usługę, która jest rozliczana np. w przeliczeniu na liczbę stron, dokumentów lub określony zakres prac. Pozwala to zamienić koszty inwestycyjne (CAPEX) na koszty operacyjne (OPEX), co bywa korzystne z punktu widzenia planowania budżetu i płynności finansowej.

5. Wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami

Dokumenty firmowe bardzo często zawierają dane wrażliwe, tajemnice przedsiębiorstwa, informacje handlowe oraz dane osobowe podlegające ścisłym regulacjom prawnym, takim jak RODO. Proces digitalizacji musi więc uwzględniać nie tylko aspekt techniczny, ale również rygorystyczne standardy bezpieczeństwa.

Zapewnienie właściwego poziomu ochrony danych wymaga wdrożenia odpowiednich procedur, kontroli dostępu, monitoringu oraz zabezpieczeń fizycznych. Nierzadko konieczne jest także posiadanie certyfikatów, takich jak ISO 27001, które potwierdzają, że dostawca działa zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Profesjonalne firmy zajmujące się digitalizacją są wyspecjalizowane w tworzeniu bezpiecznego środowiska przetwarzania danych. Oferują procedury zgodne z RODO, stosują szyfrowanie, kontrolują dostęp do pomieszczeń i urządzeń, a także zapewniają bezpieczne niszczenie nośników lub dokumentów po zakończeniu projektu. Zbudowanie takiego poziomu bezpieczeństwa wewnątrz organizacji, od zera, jest czasochłonne i kosztowne.

6. Chęć skupienia się na podstawowej działalności biznesowej

Digitalizacja jest procesem wspierającym, a nie głównym celem większości przedsiębiorstw. Firmy koncentrują się na produkcji, sprzedaży, świadczeniu usług czy rozwoju produktów – a nie na masowym skanowaniu dokumentów i ich indeksowaniu. Każda godzina pracy specjalistów poświęcona na zadania poboczne to godzina, której brakuje przy realizacji kluczowych zadań strategicznych.

Angażowanie wewnętrznych zasobów w działania, które nie generują bezpośrednio wartości dodanej dla klienta końcowego, może obniżać efektywność całej organizacji. Analogia do outsourcingu księgowości jest tu bardzo trafna – wiele firm decyduje się powierzyć rozliczenia finansowe zewnętrznym biurom rachunkowym, aby móc skupić się na swojej podstawowej działalności.

Podobnie jest z digitalizacją: przekazanie jej doświadczonemu partnerowi pozwala zespołowi skoncentrować się na innowacjach, obsłudze klienta czy rozwoju sprzedaży. W efekcie firma nie tylko zyskuje uporządkowaną dokumentację cyfrową, ale również zwiększa swoją sprawność operacyjną w obszarach kluczowych dla przewagi konkurencyjnej.

7. Zmienne zapotrzebowanie na usługi digitalizacyjne

W wielu organizacjach zapotrzebowanie na usługi digitalizacji ma charakter zmienny. Raz pojawia się konieczność zeskanowania dużej partii dokumentów przy okazji projektu migracji danych, innym razem digitalizowane są jedynie bieżące, niewielkie partie akt. W takich warunkach utrzymywanie własnego zespołu i rozbudowanego zaplecza technicznego może być nieefektywne.

W okresach mniejszego obciążenia sprzęt stoi niewykorzystany, a pracownicy nie mają pełnego wykorzystania czasu pracy, co generuje koszty stałe. Z kolei przy nagłych wzrostach wolumenu pojawia się problem z wydajnością i dotrzymaniem terminów. Zewnętrzny partner jest w stanie elastycznie dostosowywać zasoby do aktualnych potrzeb klienta.

Model outsourcingowy pozwala płacić tylko za faktycznie wykonaną pracę, bez konieczności inwestowania w infrastrukturę, która przez część czasu pozostawałaby w spoczynku. To szczególnie korzystne rozwiązanie dla firm o sezonowym charakterze działalności lub takich, które planują jednorazowe, duże projekty porządkowania archiwów.

Jak wybrać odpowiedniego partnera do digitalizacji?

Podjęcie decyzji o outsourcingu to dopiero pierwszy krok. O sukcesie całego przedsięwzięcia decyduje właściwy dobór partnera digitalizacyjnego, który będzie w stanie spełnić wymagania techniczne, organizacyjne i prawne. Warto podejść do tego procesu metodycznie, analizując kilka kluczowych obszarów.

Na początku należy zwrócić uwagę na doświadczenie i referencje potencjalnego dostawcy. Dobrą praktyką jest sprawdzenie, czy firma realizowała projekty o podobnej skali, w tej samej lub zbliżonej branży. Warto poprosić o referencje od klientów, opisy zrealizowanych projektów czy możliwości odbycia wizyty referencyjnej. To pomaga ocenić, czy partner rozumie specyfikę danego typu dokumentacji oraz wymagań biznesowych.

Kolejny aspekt to technologia i infrastruktura. Warto zapytać, jakiego sprzętu używa dostawca, jakie rozwiązania OCR stosuje oraz jak wygląda jego środowisko serwerowe. Istotne są także procedury tworzenia kopii zapasowych, systemy monitorowania oraz mechanizmy zapewnienia ciągłości działania. Wszystko to wpływa na jakość, bezpieczeństwo i terminowość realizowanych usług digitalizacyjnych.

Nie można pominąć kwestii bezpieczeństwa i zgodności z RODO. Należy upewnić się, że partner posiada odpowiednie certyfikaty (np. ISO 27001) oraz stosuje rygorystyczne procedury ochrony danych osobowych. W praktyce oznacza to m.in. właściwe umowy powierzenia przetwarzania danych, polityki bezpieczeństwa, kontrolę dostępu oraz fizyczne zabezpieczenie pomieszczeń, w których przetwarzane są dokumenty.

Warto także ocenić elastyczność i skalowalność usług. Dobry dostawca powinien być w stanie dostosować się do zmieniających się potrzeb klienta – zarówno pod względem wolumenu dokumentów, jak i terminów realizacji. Istotne jest również to, w jaki sposób firma podchodzi do kontroli jakości: jakie stosuje procedury weryfikacji, czy oferuje raporty z postępu prac oraz możliwości bieżącego wglądu w wyniki.

Nie mniej ważna jest transparentność kosztów. Oferta powinna być jasna, przejrzysta i pozbawiona ukrytych opłat. Warto zawczasu doprecyzować, co wchodzi w zakres ceny za stronę lub dokument: czy uwzględnia ona przygotowanie dokumentów, indeksowanie, OCR, kontrolę jakości oraz ewentualną integrację z systemami klienta. Na koniec dobrze jest sprawdzić lokalizację i kwestie logistyczne – czy dostawca oferuje bezpieczny transport dokumentów, czy jego siedziba jest dogodnie położona, a także jak wygląda proces odbioru i zwrotu materiałów.

Dobrze zaplanowana i przeprowadzona digitalizacja dokumentów to inwestycja, która przynosi wymierne, długoterminowe korzyści. Przede wszystkim pozwala zaoszczędzić miejsce, skrócić czas wyszukiwania informacji oraz zwiększyć efektywność operacyjną całej organizacji. Niewłaściwie podjęta decyzja – zarówno w zakresie modelu realizacji, jak i wyboru partnera – może jednak narazić firmę na dodatkowe koszty oraz ryzyko organizacyjne i prawne.

Dlatego warto dokładnie przeanalizować własne potrzeby i możliwości, a tam, gdzie skala i złożoność projektu są duże, nie bać się sięgać po wsparcie ekspertów. W wielu przypadkach to właśnie kompetentny, świadomie wybrany partner digitalizacyjny okazuje się najkrótszą drogą do nowoczesnego i bezpiecznego zarządzania informacją w organizacji.